Преимущества перехода на ЭДО для предпринимателей.

Электронный документооборот (ЭДО) — это переход бизнеса от бумажных документов к цифровым. Многие предприниматели уже используют ЭДО, но не все понимают его преимущества и подводные камни. Разберём, какие плюсы и минусы есть у этой системы, и как её внедрить без лишних рисков.

Что такое ЭДО

ЭДО — это система, которая позволяет заключать договоры, обмениваться актами, накладными и кадровыми документами в электронном виде с юридической силой. Документы подписываются электронной подписью и хранятся в цифровом архиве.

Сегодня бизнес всё чаще переходит на электронный документооборот (ЭДО), чтобы ускорить процессы, сократить расходы и быть готовым к проверкам. Особенно актуален кадровый электронный документооборот (КЭДО) — это оформление трудовых договоров, приказов, локальных актов и журналов в цифровом формате. А благодаря универсальной электронной подписи (УНЭП) такие документы имеют полную юридическую силу.

Плюсы перехода на ЭДО и КЭДО

Экономия времени: больше не нужно печатать, подписывать и хранить бумагу.
Оформление кадровых документов онлайн: прием сотрудников, ГПХ, приказы, отпуска — всё в цифровом формате.
Сокращение расходов: минимум затрат на бумагу, архив и логистику.
Юридическая значимость: документы подписываются УНЭП, которая признаётся всеми госорганами.
Автоматическое обновление: формы и шаблоны соответствуют последним изменениям законодательства.
Прозрачность процессов: легко проверить, кто и когда подписал документ.

Минусы и риски ЭДО (и как их решает BEJURE)

ЭЦП и ее настройка: без подписи нельзя работать с ЭДО.

В BEJURE реализована работа с УНЭП, которая подходит для всех видов документов.

Сложность внедрения: многим компаниям сложно начать переход.

В BEJURE всё уже встроено: шаблоны договоров, кадровых приказов, ЛНА — не нужно ничего разрабатывать.

Совместимость с партнёрами: не все готовы к ЭДО.

Через BEJURE можно работать как в ЭДО, так и с бумажными версиями документов в случае необходимости

BEJURE: ЭДО + КЭДО в одном сервисе

Кадровый ЭДО (КЭДО): трудовые договоры, ГПХ, приказы, положения, журналы и другие документы — всё в электронном виде и подписывается УНЭП.
Автоматическая актуализация: если меняется законодательство, документы в BEJURE обновляются нашими специалистами.
УНЭП: мы используем универсальную электронную подпись, которая подходит для всех документов и принимается проверяющими органами.
Единая платформа: все бизнесы — от ПВЗ до стоматологий — могут вести документы в цифре, без бумажной рутины.
Готовые комплекты по видам деятельности: для салонов красоты, табачных магазинов, автосервисов и др. — всё адаптировано под специфику бизнеса.

Переход на ЭДО — это уже не тренд, а необходимость. Вместо сложного внедрения вы можете подключить BEJURE: КЭДО, ЭДО и УНЭП в одном сервисе. Это гарантирует законность, скорость и защиту бизнеса от штрафов.

Автор: Тимур Раджабов

Следующая статья

Селлеры: как вести кадровую документацию, если бизнес работает полностью онлайн

Селлеры на маркетплейсах привыкли автоматизировать всё: продажи, логистику, аналитику. Но когда речь заходит о кадровой документации, многие думают, что онлайн-бизнес освобождает их от бумажной рутины. На самом деле трудовое законодательство одинаково для офлайн- и онлайн-бизнеса. Даже если команда работает удалённо, документы обязаны быть в порядке.

Договоры ГПХ vs Трудовой договор: что выгоднее и безопаснее

Каждый предприниматель сталкивается с вопросом: как оформить сотрудников — по трудовому договору или по договору гражданско-правового характера (ГПХ)? На первый взгляд ГПХ проще и дешевле, но у него есть риски. Разберём, что выгоднее и безопаснее для бизнеса в 2025 году.

Какие штрафы грозят за отсутствие кадровых документов

Кадровые документы — это основа любого бизнеса, независимо от его размера. Даже если у вас всего один сотрудник, трудовая инспекция вправе запросить полный комплект бумаг. Отсутствие обязательных документов влечёт серьёзные штрафы, которые часто становятся неожиданностью для предпринимателей.

Ремонт техники и ответственность мастеров: как договор материальной ответственности защищает бизнес

Сервис по ремонту техники всегда связан с рисками: дорогостоящие гаджеты, запчасти и инструменты находятся в руках мастеров. Ошибки сотрудников, утеря или порча имущества могут обернуться серьезными убытками. Поэтому предпринимателям важно использовать договоры о материальной ответственности — это основной инструмент защиты бизнеса.

Проверка Роскомнадзора: что ждать и как подготовиться (2025)

В 2025 году Роскомнадзор активно проверяет бизнес на соблюдение требований в области защиты персональных данных (ФЗ-152). Даже малый бизнес — кофейни, ПВЗ, салоны красоты, автосервисы и стоматологии — подпадает под контроль, поскольку в их работе неизбежно обрабатываются персональные данные клиентов и сотрудников, относящиеся к информации особого характера. Проверка может прийти как по плану, так и по жалобе клиента или сотрудника. Чтобы избежать штрафов до 300 000 ₽ и блокировки деятельности, важно заранее подготовить документы.

Как правильно оформить ассистентов и врачей-совместителей в стоматологический клинике: договоры, инструкции, ответственность

Стоматология — это не только лечение, но и строгие юридические требования. Врачи-совместители и ассистенты часто работают на нескольких местах, и именно их оформление вызывает у владельцев клиник больше всего вопросов. Ошибки могут привести к штрафам, конфликтам с персоналом и претензиям проверяющих органов.